Passer directement au contenu

Agent(e) administratif(ve)

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la Coordonnatrice administrative, Haute direction, le titulaire du poste a pour mandat principal d’assurer un support administratif à l’équipe Opérations et à la Haute direction.

De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’Intégrité; l’Efficience; la Collaboration et le Souci du Client, en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.

 

DÉTAIL DES RESPONSABILITÉS

Soutenir l’équipe Opérations

  • Convoquer et prendre les minutes de divers comités au sein des Opérations aéroportuaires et pour certains partenaires en collaboration avec la coordonnatrice administrative, Haute direction (AOC, NAV Canada, comité mesures d’urgence, comité partenaires de la loi, etc.);
  • Aider à planifier les exercices pour les mesures d’urgence;
  • Préparer les documents pour les permis d’exploitation et des certificats d’assurance et assurer les suivis annuellement;
  • Révision des différents manuels de procédures et guide des opérations et gestion des signatures et de la publication de ceux-ci avec Transports Canada et YQB en collaboration avec la coordonnatrice administrative, Haute direction;
  • Collaborer au processus de rappel annuel de notre équipe d’installations extérieures (saisonniers d’hiver) et aide à la préparation des semaines de formation en vue de leur retour pour la période hivernale;
  • Apporter son support au niveau de l’uniformisation des procédures au Centre des services combinés (CSC);
  • Assurer l’organisation de la formation annuelle des pompiers;

 

Effectuer le soutien administratif

  • Gérer la correspondance des équipes selon les directives reçues;
  • Réviser certains documents en termes de présentation, grammaire et langue;
  • Rédiger des textes, des comptes-rendus, des procès-verbaux, des documents et des tableaux à partir d’instructions générales;
  • Coordonner la tenue de diverses réunions, soutenir leur préparation et effectuer le suivi des engagements, prendre les minutes et rédiger les procès-verbaux;
  • Commander les repas pour certaines réunions, lorsque requis;
  • Organiser les voyages d’affaires pour l’équipe des Opérations et faire les suivis au niveau des dépenses engendrées;
  • Effectuer différents suivis et des rappels;
  • Apporter son support quant à toutes autres tâches administratives requises dans les différents départements de YQB;
  • Apporter son support à son gestionnaire quant aux tâches opérationnelles;
  • Gestion des traductions avec une firme externe;
  • Participer et s’impliquer dans divers comités internes;
  • Remplacer à la réception du siège social lorsque requis

 

Effectuer toutes autres tâches connexes

 

QUALIFICATIONS

Études ou équivalence

  • Diplôme collégial en secrétariat ou l’équivalent
  • Diplôme d’études secondaires

Expérience

  • Années d’expérience
    • Depuis au moins 2 ans sur le marché du travail dans le domaine du soutien administratif

Autres connaissances ou formations

  • Excellente connaissance de la Suite Office de Microsoft

Langues parlées et écrites

  • Excellente maîtrise du français (parlé et écrit);
  • Bonne maîtrise de l’anglais (parlé et écrit).

 

COMPÉTENCES

Compétences essentielles – Valeurs YQB

  • Intégrité;
  • Efficience;
  • Collaboration;
  • Souci du client.

Compétences générales

  • Empathie et entregent;
  • Autonomie et initiative;
  • Capacité de synthèse;
  • Attitude corporative.

Compétences de savoir-être

  • Communication interpersonnelle;
  • Gestion des priorités;
  • Organisation et suivi;
  • Souci du détail;
  • Gestion du stress et des émotions;
  • Fiabilité;
  • Persévérance;
  • Adaptabilité.

 

CONDITIONS

30 à 37,5 heures par semaines du lundi au vendredi. 

 

Veuillez prendre note que l’usage du masculin n’a pour objectif que d’alléger le texte. Aéroport de Québec inc. encourage l’établissement de conditions de travail et de recrutement qui suppriment les inégalités à l’endroit des quatre groupes désignés du Canada : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Aéroport de Québec inc. représente un milieu de travail prônant la diversité et par le fait-même, l’équité en matière d’emploi.

Soumettre ma candidature